Les services Ressources Humaines (RH) gèrent de nombreuses informations personnelles concernant les employés. Les RH se trouvent donc en première ligne en cas d’attaque informatique et les risques de fuite de données sensibles existent. Nous retrouvons ici les thématiques de cybersécurité et de conformité RGPD.
La sécurité de vos documents sensibles
Votre service RH a-t-il déjà égaré un courrier ? N’a-t-il pas été alerté sur une fiche de paie ou une convocation qui n’est jamais arrivée à son destinataire ? Les entreprises françaises envoient plus d’un milliard de courriers chaque année, et la nouvelle solution de contrôle du processus de préparation du courrier va protéger les Ressources Humaines comme tous les autres services émetteurs de courrier.
Erreurs d'acheminement, courriers égarés, documents adressés à un mauvais destinataire.... La confiance s'effrite et ouvre la porte à des dangers en termes de sécurité des données personnelles.
Les services des Ressources Humaines manipulent une gamme étendue de documents sensibles qui nécessitent une gestion et une protection rigoureuses. Citons les bulletins de salaires / fiches de paie, les contrats de travail; les données de sécurité sociale des employés, ainsi que les documents relatifs aux contributions sociales et cotisations salariales.
Chaque bulletin de salaire émis entraîne une responsabilité légale en matière de confidentialité des données. La mise à disposition des fiches de paie imprimées et leur envoi par courrier physique doivent se faire dans le respect strict de la protection des données pour éviter toute fuite ou récupération. Les informations concernant les parcours professionnels, les évaluations des performances, ou encore les lettres de convocation et les entretiens professionnels sont également des éléments cruciaux dont la gestion impacte directement la confidentialité et la sécurité des données au sein de l'entreprise.
Une technologie simple pour protéger vos données
C’est un classique : vous retrouvez la page 2 d’un bulletin de salaire une fois que toutes les fiches de paie ont été mises sous enveloppe à la main...il va falloir tout rouvrir et recommencer. Il est en effet complexe de retrouver l’erreur de traitement sans solution numérique.
Le Pack Intégrité de Quadient, composé de deux applications :
- Secure Barcode (codification des documents et lecture des codes lors du processus de mise sous enveloppe)
- Docsecure (contrôle en boucle fermée de l’intégrité du contenu des enveloppes et aussi de l’intégralité du processus de mise sous pli)
Docsecure est la nouvelle solution qui tient la promesse de sécuriser vos envois en garantissant que chaque document est bien envoyé au bon destinataire et que l’ensemble des documents imprimés a été mis sous enveloppe.
En équipant votre entreprise, vous gagnez en sécurité, en tranquillité et en conformité : les processus sont alors sécurisés.
Secure Barcode de Quadient, s'intègre facilement dans votre chaîne de préparation du courrier, garantissant que chaque bulletin de paie, chaque document, arrive bien au destinataire. C’est la solution idéale pour sécuriser vos envois documentaires.
Secure Barcode, une nouvelle solution efficace et économique
L’adoption de Secure Barcode offre une multitude d'avantages : une sécurité renforcée, un risque de fuite de données drastiquement réduit, et une conformité sans faille à la réglementation RGPD. Les entreprises qui ont déjà franchi le pas témoignent d'une tranquillité d’esprit renforcée pour la gestion des informations sensibles.
Bien sûr, dans le contexte actuel de transition numérique, il est essentiel de sensibiliser et former les équipes RH aux bonnes pratiques en matière de sécurité. L'adoption de solutions comme Secure Barcode et Docsecure contribue significativement à sécuriser les échanges documentaires, mais la vigilance humaine reste irremplaçable. Les erreurs de manipulation, la gestion des accès aux données, notamment en ce qui concerne les anciens employés ou les stagiaires, et la sécurisation des messageries professionnelles sont des aspects à ne pas négliger pour prévenir les risques et garantir l'intégrité des données. Encourager une culture de la sécurité au sein des équipes RH, à travers des formations régulières et l'adoption de moyens de communication sécurisés, constitue une stratégie complémentaire indispensable pour renforcer la protection des données sensibles de votre entreprise.
Une intégration fluide pour une sécurité en toute simplicité
Les applications Secure Barcode et Docsecure ne garantissent pas seulement la sécurité de vos données, ce sont aussi des solutions faciles à installer avec une intégration rapide. Elles sont conçues pour s'harmoniser avec vos opérations RH existantes. Leur atout ? Une simplicité d'utilisation couplée à une efficacité impressionnante.