Le volume des chèques bancaires qui s’échangent en France diminue régulièrement, tout comme le courrier physique distribué par La Poste. La baisse de l’un est sans doute en partie l’une des explications de la baisse de l’autre.
Chaque français émet encore en moyenne 6,2 chèques par an, soit un peu plus de 300 millions au total. La Banque de France qui tient précisément les comptes nous apprend qu’un français sur quatre utilise encore le chèque au moins une fois par mois et que 85% des chèques émis en Europe sont français.
Le chèque reste gratuit en France et une partie importante de notre population continue à détenir un chéquier ou à faire établir par sa banque un chèque en son nom dans certaines situations. D’autres formes de chèques sont également apparues et en croissance : les chèques vacances, chèques cadeaux, chèques culture, chèques énergie, etc…
Le traitement des chèques est souvent fastidieux
Toutes les organisations sont confrontées à la réception de chèques. Mais trouver la solution afin d’optimiser la vitesse de remise en banque est une démarche que les entreprises n’ont pas encore intégrée, tout simplement parce qu’elles ignorent que des solutions existent.
En France, la loi impose qu’un chèque soit endossé avant d’être remis en banque et les banques elles-mêmes demandent un bordereau de remise des chèques. Parfois il peut comporter des erreurs et dans ce cas c’est toute la remise qui est différée. Le bon vieux coup de tampon voire la signature faite par un responsable sur chaque chèque n’est donc qu’une étape.
Car quel est le lien entre un chèque émis et l’organisation qui le reçoit ? Pas forcément le nom de l’émetteur du chèque (homonymie, paiement par un tiers), mais plutôt un numéro de client ou un numéro de facture qui l’accompagne (inscrit au dos, écrit sur un post-it ou imprimé sur un coupon, etc…). Le numéro de compte bancaire figurant sur le chèque est également une information qui peut être utile et nous y reviendrons.
Avec ces informations il faut bien sur enregistrer comptablement le règlement et le mettre en face d’une facture dans bien des cas. Cette étape est souvent faite en interne par le service Comptabilité qui utilise aujourd’hui des outils logiciels dédiés. Mais trouver et remplir les données est toujours un travail chronophage.
Une fois cette mise à jour des livres comptables faite, il faut encore remplir ou générer le document de remise (totale et détaillée) et physiquement aller porter les chèques à une agence de plus en plus souvent éloignée…
Comment organiser une chaîne de traitement des chèques reçus ?
Il faut inverser l’ordre des choses pour automatiser le traitement. Commencer par passer les chèques dans un lecteur-scanner-endosseur va permettre de franchir très rapidement plusieurs étapes :
- La piste magnétique de chaque chèque (en bas) va être lue et mémorisée
- L’image des 2 faces du chèque (dont le verso après signature) est prise, stockée et associée à la piste du chèque. A noter que la présence d’une signature est vérifiée et que l’intelligence artificielle va lire le montant du chèque et le valider si les contrôles sont corrects
- En complément de ces lectures, l’opérateur peut saisir une référence rappelée par l’émetteur (le numéro de client déjà évoqué par exemple)
- A l’issue du passage de tous les chèques, un bordereau de remise détaillé est disponible pour impression
- Tout le travail est archivé et disponible pour une recherche multicritères ultérieure, y compris les images des chèques.
La chaîne continue : un fichier informatique contenant toutes les informations lues ou saisies sur un chèque est disponible et peut être envoyé dans le logiciel comptable afin de commencer à lettrer les comptes en attente de règlement. C’est ici encore que du temps peut être gagné.
Pour en gagner encore plus, un fichier normalisé de chaque remise est prêt à être transmis à la banque afin de ne pas perdre de temps. Et enfin, pour ne pas avoir à saisir une référence associée à un nouveau paiement d’un client ayant déjà réglé par chèque, si le même numéro de compte est à nouveau lu, alors la référence associée qui a été saisie une première fois est rappelée et ne demande plus qu’une validation à l’opérateur.
L'efficacité des solutions de traitement des chèques
Tous les avantages que je décris ci-dessus sont facilement accessibles à n’importe quel entreprise grâce à une petite machine (qui tient sur une feuille A4) et le logiciel associé. Bien sûr, si le nombre de chèques reçus est beaucoup plus conséquent, un matériel plus adapté peut être proposé.
Avec ce type de solution, vous allez gagner du temps, de la fiabilité et des jours de valeur à la banque. Finalement, le traitement des règlements effectués par chèque devient lorsqu’il est ainsi organisé, une routine que votre service comptable assurera sans perdre de temps et en réduisant sensiblement le risque d’erreur.
Conclusion
Au vu de l'importance d’une gestion efficace des règlements, il peut être judicieux de doter votre entreprise d’une solution moderne et automatisées. C'est dans cette optique que les solutions Neocheques de Quadient vous offrent une réponse adaptée aux besoins de votre entreprise, permettant de rationaliser et d'accélérer le traitement des chèques, d'éliminer les risques d'erreur et d'améliorer l'efficacité globale de vos processus financiers. Si l'optimisation de la gestion des chèques dans votre entreprise est une priorité, il est temps de considérer le potentiel que peut offrir Neocheques de Quadient.
Alain est l'expert français des machines de mise sous pli dont il maîtrise tous les aspects techniques et stratégiques.