Rien de plus désagréable que d’attendre un courrier ou un colis quand vous savez qu’il est en route… Est-il encore au bureau de poste ou est-il perdu dans les méandres de votre entreprise ? Quelle situation agaçante ! C’est pour cette raison qu’un processus efficace est aussi très important d’un point de vue économique. Plus le processus d’emballage et de courrier est fluide, plus vite vous pourrez croître, tout en réduisant le risque de perte.
1. Installation d’une salle de courrier
Vous souhaitez optimiser votre distribution de courrier interne ? Commencez par mettre en place une salle de courrier centralisée. En répartissant tout le courrier entrant selon sa destination depuis un point central, les lettres et les colis arrivent plus rapidement dans le bon département. Vous courez en outre moins de risque de vous tromper dans la livraison. Découvrez comment trier votre courrier entrant avec un maximum d’efficacité.
2. Traçabilité des courriers et des colis entrants
Où se trouve exactement mon colis ? Ce manque de transparence constitue la moitié du problème. Heureusement, il se règle en un tournemain en instaurant un suivi interne du courrier et des colis. Grâce à la traçabilité interne, vous ne vous poserez plus jamais la question de savoir où se trouve ce mystérieux colis perdu…
La VRT compte 2000 collaborateurs et réceptionne très souvent des colis. C’est là qu’a été mis en oeuvre le système Track Inside, de Quadient. Luc Seger, responsable du département Réception des marchandises et du courrier : « Nous cherchions une solution nous permettant, d’une part, d’accélérer et d’automatiser l’enregistrement du courrier, et d’autre part, d’assurer le suivi en interne d’un colis. Par ailleurs, nous souhaitions informer automatiquement les collaborateurs de la livraison d’un colis ». C’est exactement ce que propose Track Inside. « Le système nous fait gagner du temps, des efforts, du papier, de l’encre… et donc de l’argent. Sans compter que nous égarons aussi beaucoup moins de colis ».
3. Emballage automatique des colis
Votre société envoie beaucoup de colis ? Optez pour une machine d’emballage automatique afin d’optimiser les processus d’emballage. Elle vous fera gagner un temps considérable.
4. Mise sous pli automatique
Il en va de même pour le courrier. Ne gaspillez plus de précieuses heures de travail à plier du courrier et à le mettre sous enveloppe. Confiez plutôt vos mailings et vos factures à une machine capable de les collecter, plier, mettre sous pli et de les coller automatiquement.