Le jeudi 29 février est le Jour du Saut. C'est une occasion unique qui ne se présente que tous les quatre ans, mais cela nous a fait réfléchir. Et si vous pouviez économiser une journée entière chaque mois simplement en automatisant une partie de votre processus d'assemblage du courrier? Nous ne pouvons pas changer le calendrier, mais nous pouvons vous aider à préparer le courrier de manière plus efficace afin que vous ayez l'impression de gagner une journée de productivité supplémentaire. Voici 5 actions que vous pouvez entreprendre chaque mois pour accélérer la préparation du courrier et le préparer de manière plus efficace.
#1 Économisez au moins 8 heures par mois en préparant le courrier
C'est une journée entière de travail, incluant votre heure de déjeuner! Que vous collationniez des documents pour le courrier ou que vous mettiez des enveloppes à la main, les processus manuels comme ceux-ci sont de véritables "dévoreurs" de productivité. Le courrier est une fonction commerciale importante qui génère des flux de trésorerie, mais il n'est pas nécessaire de le faire à la main.
L'une des meilleures façons d'automatiser votre processus d'envoi est d'utiliser une plieuse-inséreuse. Les plieuse-inséreureuses réduisent le temps de traitement manuel de 75% ou plus. Avec une plieuse-inséreuse, une personne peut accomplir le travail de plusieurs en une fraction du temps. Cela réduit les coûts de main-d'œuvre et libère tout le monde dans votre entreprise pour qu'ils puissent se concentrer sur d'autres tâches, comme le développement de l'entreprise.
Les processus manuels sont également sujets aux erreurs, ce qui peut exposer votre entreprise à des problèmes et des risques inutiles. Non seulement cela peut entraîner une insatisfaction client, mais cela peut également affecter les cycles de paiement et retarder les flux de trésorerie.
#2 Améliorez le délai de paiement et les cycles de revenus
Saviez-vous que 39% de toutes les factures envoyées sont payées en retard et que 61% des retards de paiement sont dus à des erreurs et des omissions? Dans ce cas, le temps équivaut également à de l'argent. La facturation est une corvée. Comptez sur l'automatisation pour collationner, plier, mettre sous pli et sceller les enveloppes afin que les factures soient préparées et envoyées beaucoup plus rapidement. Il existe également des moyens de relancer les paiements en retard qui peuvent faire gagner à vos équipes de recouvrement au moins un jour ou deux chaque mois! Vous pouvez utiliser un logiciel d'automatisation du courrier pour envoyer des rappels de paiement par e-mail avec vos factures envoyées. Cela a permis de réduire le DSO (jours de vente impayés) et d'impact sur les créances en souffrance, et c'est un premier pas vers la facturation numérique pour votre entreprise. Le bonus: vous pouvez envoyer, suivre et gérer vos factures envoyées par courrier et par e-mail dans la même plateforme centralisée.
#3 Évitez les déplacements inutiles au bureau de poste
Avez-vous déjà calculé combien de temps il faut aux employés pour aller à la poste? De bout en bout, cela pourrait prendre de 1 à 2 heures s'il y a également un arrêt chez Tim Hortons! L'utilisation de timbres ou l'envoi de colis nécessite de se rendre à la poste si vous n'avez pas de machine à affranchir.
Les machines à affranchir offrent de multiples avantages, allant de l'économie de 6% sur le coût des affranchissements pour chaque lettre à l'élimination du risque de sous-affranchissement ou de sur-affranchissement. Les machines à affranchir permettent un accès 24/7 et, en fonction de votre volume de courrier, sont éligibles pour des remises commerciales de base et facilitent le suivi et la facturation.
#4 Validez et corrigez les adresses avant l'envoi postal
Saviez-vous qu'il pourrait falloir de 10 à 15 jours pour que chaque courrier non distribuable soit renvoyé à votre bureau? Pensez aux factures avec des autocollants jaunes qui s'accumulent dans votre bureau et qui n'ont même pas été livrées. Maintenant, imaginez ce que cela fait à votre flux de trésorerie. Les adresses erronées entraînent un courrier non distribuable, ce qui équivaut non seulement à des opportunités de facturation et de marketing manquées, mais aussi à du temps et des affranchissements perdus. L'intégration d'un logiciel de qualité des adresses garantit que vous utilisez des informations client à jour et permet d'économiser sur les coûts d'affranchissement.
Les adresses peuvent être validées et corrigées facilement en quelques clics seulement - il ne faut que quelques secondes pour que votre courrier aille dans la bonne direction.
#5 Accélérez les délais de livraison du courrier
Tout d'abord, assurez-vous que votre courrier est créé de manière compatible avec l'automatisation. L'objectif est d'accélérer le traitement interne du courrier afin que vous puissiez récupérer un jour ou deux supplémentaires pendant le transit de votre courrier. Plus vous pouvez automatiser la préparation de votre courrier, mieux c'est! Deuxièmement, pensez au code-barres Intelligent Mail. Vous l'avez probablement vu. C'est le code-barres de 65 barres du Service Postal près de l'adresse du destinataire ou du bord de l'enveloppe. Ce code-barres est utilisé pour trier et suivre les lettres, les cartes et les plis. Il contient des informations supplémentaires et permet à votre courrier de passer plus rapidement dans les installations postales et dans le transit. De plus, il offre un meilleur suivi dans le flux postal et qualifie votre entreprise pour des tarifs de port considérablement réduits (gagnant-gagnant).
Ne serait-il pas formidable d'économiser du temps et de l'argent chaque jour, au lieu d'attendre tous les quatre ans? Envisagez de passer le jour supplémentaire de février à vous connecter avec un expert de Quadient pour évaluer vos opérations de courrier et voir si une ou plusieurs de ces solutions seraient bénéfiques pour votre organisation. Pourquoi attendre quatre ans pour une journée supplémentaire lorsque vous pouvez augmenter votre productivité quotidiennement? Beaucoup de ces solutions se remboursent en un temps relativement court.
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